Bismillaahirrahmaanirrahiiim.

Menanggapi berbagai request, pertanyaan-pertanyaan, dan pertimbangan lainnya, saya pun memutuskan untuk berbagi sedikit cerita tentang perjalanan saya dan teman-teman Japan on Track 2015 dalam bentuk tulisan. Flash back secara singkat dari open recruitment sekitar pertengahan 2015, kelas bahasa, magang, hingga kunjungan ke Provinsi Aichi. Semoga tulisan ini memberi secercah manfaat entah untuk siapa, mungkin siapapun yang membaca atau mungkin ada yang membutuhkan informasi program yang diselenggarakan secara tahunan ini. Jujur, menulis flash back tentang JoT membutuhkan waktu dan mood yang baik dan ternyata masih belum selesai juga sampai di post ini. Tulisan-tulisan sebelumnya telah secara acak di-share di instagram maupun post-post sebelumnya yang sudah terkubur di blog ini. Harapannya, menuliskannya kembali bisa menjadi sebuah tulisan yang lebih terstruktur tapi ternyata kok sama saja ya, di manapun selalu berakhir random, mohon maaf. Bagaimanapun, selamat membaca. Bersiaplah, ini akan cukup panjang.

Tentang JoT, sebenarnya saya tidak pernah benar-benar bermimpi untuk magang di perusahaan dan berkunjung ke Jepang sekaligus. Pernah saya bermimpi ke Jepang saat dulu mengikuti seleksi AFS YES. Saya ingat ketika itu ditanya negara mana yang saya kagumi dan ingin saya kunjungi, saya spontan menjawab, Jepang. Mengapa? Saya kagum pada etos kerja dan nilai budaya masyarakat Jepang yang saya baca melalui buku-buku. Saya kagum bagaimana negeri itu bisa begitu maju tanpa kehilangan identitas dirinya. Saya juga penggemar Totto Chan. Buku itu saya baca waktu SMP tentang gadis cilik Totto Chan yang berbeda, “special”, yang kemudian Pak Kozano menyebut Tetsuko si penulis buku tentang Tetsuko kecil ini aneh (hmmm aneh terkesan negatif, saya sendiri lebih suka menyebutnya ‘berbeda’ hehe). Selain itu, saat mengambil Akuntansi Manajemen Stratejik ada dua versi buku yang menjadi acuan, versi US yang ditulis oleh Kaplan dan versi Jepang oleh Nishimura. Saya dan kelompok sempat mempresentasikan tentang pengaruh kultur (national cultures) seperti individualism vs collectivism yang dipelopori Hofstede terhadap arah strategi di perusahaan yang terdapat dalam versi Nishimura. Di sana juga dibahas keunikan strategi perusahaan di Jepang seperti just in time dan kaizen.

Tahun lalu ketika mengklik skripsi saya berniat untuk segera menyelesaikan amanah ini (studi) dengan fokus sepenuhnya pada skripsi dan studi. Hal ini karena magang bukanlah merupakan syarat lulus (pragmatis sekali saya saat itu). Namun, dosen pembimbing saya cuti dan saya disarankan mengambil kegiatan-kegiatan positif untuk mengisi waktu kosong. Padahal saya belum ada plan sama sekali saat itu untuk mengantisipasi ini, kelabakan mencari apa yang seharusnya saya lakukan. Sebenarnya saat itu saya disarankan ikut Putra Putri Bantul karena beliau tahu saya cah mbantul tetapi kok rasanya saran tsb agak berlebihan. Saya tahu itu hanya bercanda hehe. Mau berapa kalipun mendaftar, sudah pasti nama saya ditolak apalagi kalau bukan tinggi badan yang tidak sesuai kualifikasi. Lagipula saya belum menemukan panggilan hati untuk ajang-ajang seperti itu hehehe. Toh, tanpa seleksi putra putri bantul pun saya tetap putri mbantul sepanjang masa wkwkwwk.

Sampai akhirnya, saya melihat publikasi Japan on Track yang diselenggarakan oleh Career Development Center (CDC) Fisipol sekitar Juni/Juli. Info ini juga biasa di-update di fanpage Fisipol. Saya melihat program ini unik dan worth it karena menawarkan kelas bahasa Jepang secara gratis, magang di perusahaan Toyota group untuk sepuluh terpilih, dan kunjungan ke Jepang untuk peserta magang terpilih. Dan berita baiknya adalah, kegiatan ini akan memperkaya wawasan yang sejalur dengan background pendidikan maupun minat riset saya di bidang akuntansi manajemen dan etika bisnis. Saat mendaftar sebenarnya saya tidak berharap banyak karena ya pasti seleksi administrasinya sangat kompetitif dan saya sama sekali tidak punya background pengalaman kerja selain kerja serabutan sebagai freelancer ataupun translator. Semua yang saya lakukan sebelumnya tidak banyak berkaitan kaitan dengan perusahaan kecuali konsentrasi yang saya yang ambil. Namun, Allah tahu apa yang dibutuhkan setiap makhluknya. Alhamdulillah, Allah kasih kesempatan untuk lebih mengenal dunia bisnis profesional sebelum keluar dari kampus ini. Akhirnya saya banyak belajar dari Japan on track. Meskipun ini bukan akhir dari perjalanan, tapi saya bersyukur bertemu dengan orang-orang luar biasa, terutama saya belajar mengenali diri sendiri—kelemahan maupun kekuatan, dunia bisnis profesional, dan segala yang beyond cerita di buku dan teks yang selama ini saya baca atau bahkan melebihi apa-apa yang serba “konon katanya”.

Japanese Course

Program bahasa ini kami ikuti selama kurang lebih tiga minggu pada bulan September-Oktober. Kami memiliki kelas yang kondusif, menyenangkan, dan menantang. Sensei kami sangat enerjik dan menyenangkan. Namanya Kato Sensei. Setiap hari kami diberikan shukudai (homework aka pekerjaan rumah) yang memompa adrenalin untuk begadang mengerjakan sembari mengingat-ingat pelajaran bahasa Jepang yang sudah mulai terhapus dari ingatan. Kami selalu punya proyek menantang dan menyenangkan untuk dipresentasikan di depan kelas. Hal inilah yang membuat kelas Kato sensei selalu kami rindukan. Learning for fun!

Pada akhir kelas bahasa kami mengadakan final presentation dan Japan Day. Presentasi ini sebenarnya sederhana tapi menyenangkan karena mewarnai kejenuhan riset dan akademik saat itu. Teman-teman yang hilarious dengan konsep presentasi yang super. Kekeluargaan yang kuat. Teman-teman yang mendukung untuk saling belajar. Ohya, Japan day sebenarnya bukan literally hari Jepang karena hari itu sebenarnya kami kedatangan representatif dari keempat perusahaan Toyota Group. Kami ada semacam pers conference dan wawancara eksklusif. Perusahaan yang hadir di antaranya Denso Indonesia, Toyota Astra Motor ft Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), Astra Daihatsu Motor, dan Toyota Tsusho Indonesia.

Internship

Internship dilaksanakan sekitar tiga pekan di Toyota Group meliputi Toyota Astra Motor (Toyota Motor Manufacturing Indonesia atau TMMIN), Toyota Tsusho Indonesia (TTI), DENSO, dan Astra Daihatsu Motor (ADM). Lokasi kantor di Sunter, Jakarta Utara kecuali TTI yang berlokasi di MidPlaza, Jalan Sudirman, Jakarta Selatan.

Jika mem-flashback pengalaman magang ya begitu, ada senang, bahagia, sedih, dan lucu. Secara personal, pengalaman magang ini membuat saya lebih terbuka terhadap kehidupan Jakarta. Selama ini saya hanya mendengar cerita mereka yang tinggal atau bekerja di Jakarta. Saya yang awalnya berasumsi bahwa kehidupan Jakarta itu keras akhirnya merasakan seperti apa kerasnya. Sebenarnya tidak seseram yang ada dalam bayangan saya. Alhamdulillah selama di sana saya merasa aman saja dan everything went well. Keras di sini lebih kepada high competitiveness dan ya setiap saya melangkah ke luar saya merasa tidak ada waktu untuk bersantai ria, bahwa waktu terus bergerak, maka saya tidak boleh tinggal diam. Tentu saja ini sangat berbeda dengan kondisi di lingkungan rumah. Namun, saya menikmati setiap momen pembelajaran di sana.

Setiap hari saya berjalan dari Sambas ke terminal busway di Blok M. Kemudian saya akan hanyut di tengah hiruk pikuk Jakarta. Saya menikmatinya. Ketika semua orang mengeluhkan macet tapi saya bersyukur sebenarnya,  karena di Jakarta ada busway yang sistemnya sudah jauh lebih baik daripada Jogja. Satu jam biasanya saya akan berkebut di atas motor di tengah kemacetan Jogja. Jakarta setidaknya memiliki transportasi publik yang bisa diandalkan.

Selama tiga minggu kami dibimbing supervisor kami untuk mencapai 3 goals yang kemudian akan kami laporkan dan untuk beberapa perusahaan seperti TTI kami akan diminta untuk mempresentasikan hasil magang beserta saran masukan untuk improvement.

Saat saya mengisi form magang saya menginginkan jenis pekerjaan analytical job yang menurut saya akan menantang, baru kemudian pilihan kedua atau terakhir adalah pekerjaan administratif. Agaknya, hal ini menjadi perhatian supervisor saya, karenanya supervisor saya memberikan banyak jalan agar saya bisa focus kepada suatu lini bisnis yang ingin saya pelajari sehingga saya mengerti secara menyeluruh.

Saya bersyukur di tempatkan di Chemical Department, TTI. Departemen ini tidak besar tetapi solid dan sangat suportif. TTI juga perusahaan yang unik karena bergerak di bidang ekspor impor. Pada saat kami tiba, perusahaan sedang masuk periode closing (tutup buku) sehingga supervisor saya sendiri pun sedang disibukkan dengan administrasi. Saya masuk ke tim proyek Linear Alkyl Benzene (LAB) business, sehingga saya punya tim yang sangat mendukung selama magang. Ketika supervisor sedang dikejar deadline laporan, anggota tim LAB lainnya saling mendukung. LAB merupakan project yang challenging karena selain kompleks melibatkan banyak pihak, LAB menyumbang majority of sales di Chemical department.

Kegiatan yang saya lakukan pada pekan pertama adalah memahami operasi bisnis LAB dari hulu ke hilir dan memahami konsep-konsep penting dalam bisnis ini. Siapa sangka di tim saya ada lulusan dari universitas US begitu banyak membantu dengan model pengajaran mandiri. Biasanya saya akan ditantang mempelajari suatu topic lalu saya akan mencari sumber di internet kemudian menjelaskan apa yang saya pahami, kadang saya diberi dokumen transaksi lalu diminta mengerjakan secara independen. Saya suka metode yang beliau gunakan sistem mengajar dengan pancingan bukan materi mentah. Namun, saya baru paham ketika suatu teori tidak bisa begitu saja diterapkan secara praktis. Begitulah. Saya mengajukan hasil analisis saya atas suatu isu yang sedang ditangani kala itu kepada beliau. Lalu beliau hanya mengatakan, yang saya ajukan masuk akal, tapi pada praktiknya tidak bisa seperti itu. Hmm rumit ya.

Waktu yang singkat harus disertai dengan strategi yang baik, yakni memanfaatkan setiap kesempatan untuk bertanya. Waktu makan siang juga cocok sekali untuk mengenal kolega dan bertanya tentang banyak hal. Pada pekan kedua saya turun ke lapangan, mengunjungi tangki LAB, mengikuti proses negosiasi LAB antara pemasok, transporter, dan konsumen. Ini pengalaman yang menakjubkan. Belajar tentang metode pengukuran, dokumen, dan proses pengendalian supply-demand. Seru sekali jika bisa ikut menginvestigasi fraud selama proses distribusi produk. Sayangnya hal itu tidak diijinkan hehe cukup berbahaya juga sih. Selain itu, ada training tentang safety dan welfare. Pada pekan ketiga, saya menyusun secara menyeluruh aktivitas dan analisis yang saya dapatkan untuk kemudian dipresentasikan di hadapan manajemen.

Supervisor banyak memberi masukan untuk presentasi ini. Saran beliau yang sangat penting ialah kritik harus disertai dengan solusi, masukan harus dapat diselesaikan setidaknya oleh internal departemen. Proses ini mirip sekali dengan skripsi, saya mengajukan draft lalu supervisor dan anggota tim LAB akan mereview dan memberi feedback kepada saya sehingga presentasi lebih matang. Saya sarankan juga dalam sebuah presentasi ada goal yang jelas, konsep outline, dan flow yang baik. Oya, dan sebagaimana proses skripsi, untuk dapat mencapai tujuan bersama komunikasi target dan tujuan di awal sangatlah menentukan. Saya ingin share hasil presentasi tetapi dikarenakan ada hal-hal internal perusahaan yang tidak bisa saya sebarluaskan maka saya tidak bisa membagikan di sini.  Pada intinya presentasi ini mirip kegiatan evaluasi proker di organisasi.

Beberapa pelajaran di luar project yang berkesan. Pertama, di Chemical Dept, profesionalitas dan kekeluargaan dapat berjalan beriringan. Saya bahagia memiliki tim seperti mereka. Di TTI, porsi manajer berkebangasaan Jepang tergolong lebih tinggi dibandingkan di perusahaan lain di Toyota Group. Hal ini dikarenakan majority of shares TTI dimiliki TTC di Jepang sehingga tentu berpengaruh pada tata kelola dan pengendalian perusahaan TTI. Suatu keberuntungan juga di departemen ini manajer kami adalah Japanese yang terbuka, sehingga relatively departemen kami lebih dinamis.

Kedua, banyak yang beranggapan bahwa di TTI sangat strict. Ini sebenarnya tergantung perspektif. Saya kira profesionalitas memang diperlukan. Namun, saya suka kultur perusahaan ini. Mereka banyak mensosialisaikan nilai-nilai perusahaan melalui banyak hal seperti training maupun kegiatan informal bahkan hal sesederha seperti power abuse disosislikan untuk menjamin kesejahteraan karyawan. Ketiga, perusahaan ini meskipun terkesan strict mulai dari dresscode yang formal ala ala eksmud tetapi suasana kerjanya lumayan bersahabat. Misalnya, transfer of knowledge di departemen saya sangat cepat dan nyaman. Ada kegiatan-kegiatan informal dari SDM yang sangat mendukung seperti kompetisi video antar departemen. Competitiveness memang dituntut tetapi fair. MIsalnya, bonus untuk lembur. Perusahaan dimulai pukul 8.00 sementara saya biasa tiba sekitar jam 7 atau jam setangah 8. Pada jam tersebut tentu masih sepi, hanya beberapa karyawan yang sepertinya sudah standby bahkan sebelum saya tiba, kebanyakan dari mereka yang berangkat pagi adalah orang Jepang. Ternyata, jam pagi masuk bonus lembur eh. Di sini bisa dilihat semangat orang Jepang luar biasa sekali karena memang setiap saya datang awal biasanya para manajer Jepang sudah siap sedia di meja kerja mereka. Entah pukul berapa mereka sebenarnya datang ke kantor. Untuk saya personal yang memang morning person dan takut terjebak macet, berangkat pagi itu lebih menyenangkan karena di TTI tidak ada lembur untuk anak magang juga. Ohya, jam lembur setelah jam kerja juga ada, di atas jam 17.00. Sayangnya kebanyakan orang Indonesia memilih lembur malam daripada pagi, mungkin menghindari macet. Jika saya adalah mereka saya lebih memilih lembur pagi mungkin karena saya lebih suka beraktivitas di pagi hari.

Nilai-nilai TTI:

  1. Shokon: the spirit of a samurai to never give up
  2. Genchi genbutsu genjitsu: come see and solve
  3. Team power

Sebelum menutup cerita kali ini, ada video Japan on Track 2015 yang kami persembahkan pada presentasi lalu di Aichi. Setidaknya, ini merangkum semua yang kami lewati selama JoT. Terima kasih Clara untuk videonya. Semoga bermanfaat ya.

Video Japan on Track 2015

Pada hari saya selesai magang, dalam perjalanan ke Jogja kala itu, tepatnya beberapa hari sebelum deadline pendaftaran sidang, sebuah sms masuk. “Isna sudah di Jogja?” Oops skripsi tercinta sudah menunggu… Tunggu cerita selanjutnya ya tentang kunjungan kami di Aichi.